Personaler wählen aus: Welche Bewerber werden zuerst eingeladen?

Du möchtest Wunschkandidat mit Deiner Bewerbung werden? Dann solltest Du Dich in die Welt der Personaler hineinfühlen und versuchen zu verstehen, wie Du Sie bei der Auswertung Deiner Bewerbungsmappe unterstützen kannst. Ganz klar, dass Recruiter (und wir alle auch) wenig Zeit haben. Zeit ist Geld und diese Zeit will/soll/kann/muss intelligent und effizient eingesetzt werden. Für Dich als Bewerber bedeutet das, dass Du es schaffen musst, dieser Grobanalyse die Stange zu halten. Diese Grobanalyse dauert unter Umständen nur wenige Sekunden, wie der Beobachter schreibt. 15 Sekunden, um genau zu sein. Solange hast Du also Zeit, um Dich als Wunschkandidat zu behaupten und nicht auf dem Absagestapel zu landen. In erster Linie wird geprüft, ob Du dem gewünschten Anforderungsprofil entsprichst. Für Dich wichtig zu wissen: Du musst nicht alle Stellenanforderungen abdecken! Wenn Du über mindestens 50% der Anforderungen verfügst, stehen Deine Chancen schon mal nicht schlecht, zum Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden. Stelleninserate werden oftmals so formuliert, als würden Unternehmen die Eier legende Wollmilchsau suchen. Speziell Frauen tun sich oft schwer, die Bewerbungsunterlagen einzureichen, weil sie das Gefühl haben, alle Kriterien erfüllen zu müssen. Warum wir so streng mit uns selbst sind, kannst Du hier nachlesen. Wie sieht denn nun so ein Anforderungsprofil aus und worauf wird genau geachtet? Das Anforderungsprofil setzt sich aus harten und soften Faktoren zusammen. Harte Faktoren sind Wünsche nach Deiner beruflichen Qualifikation. Also Deiner Ausbildung, Berufserfahrung und Deiner Expertise. Die soften, also weichen Faktoren, sind Deine persönlichen Eigenschaften. Der Personaler scannt den Lebenslauf (und das Motivationsschreiben) nach Deinen Soft Skills. Als Soft Skills werden Kompetenzen bezeichnet, die jenseits der Fachkompetenzen liegen aber für die Ausübung des Berufs zwingend notwendig sind. Sie werden oft auch als Schlüsselkompetenzen beschrieben und zeigen auf, ob Du über ausreichend emotionale Intelligenz verfügst. Wird zum Beispiel jemand gesucht, der stufengerecht kommunizieren kann, wäre es wichtig, diese Kompetenz in Deinen Unterlagen zu platzieren. Hast Du die Gabe, Teams zusammenzubringen und schaffst es, dass alle an einem Strang ziehen? Dann solltest Du das unbedingt in Deiner Soft Skills Liste erwähnen. Das Anforderungsprofil beinhaltet Muss-Anforderungen, Kann-Anforderungen und formale Kriterien wie Rechtschreibung oder das Fehlen von Erklärungen Deiner Lebenslauflücken. Muss-Anforderungen kannst Du im Stelleninserat relativ leicht an folgenden Beispielen identifizieren, sie werden übrigens auch Keywords genannt:

Kann-Anforderungen sind quasi das Beigemüse oder das nice-to-have. Diese Kompetenzen könnten unter Umständen nachgeholt werden, wenn sie fehlen. Du erkennst sie an diesen Redewendungen:

Deshalb möchte ich Dir ans Herz legen, das Stelleninserat gut zu prüfen und zu erkennen, ob es nicht einfach die vielen Kann-Anforderungen sind, die Dich davon abhalten, Dich zu bewerben?

Nun werden alle Bewerbungen aufgrund dieser Kriterien in 3 Kategorien eingeteilt. Diese Erstsortierung dauert oftmals nur wenige Minuten!

Vielleicht fragst Du Dich gerade, wie lange Du warten musst, falls Du es in die A-Gruppe geschafft hast, bis Du eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhältst? Meine Erfahrung hat mir aufgezeigt, dass insbesondere KMU zügig reagieren. Sobald sie eine Bewerbung geprüft haben, die ihren Wünschen entspricht, melden sich Unternehmen üblicherweise innerhalb von 3 Arbeitstagen bei Dir. Grosse Konzerne hingegen haben schwerfälligere Überprüfungsprozesse. Da kann es gut sein, dass Du (leider) mehrere Wochen auf eine Einladung warten musst. Generell gilt, je länger Funkstille herrscht, desto unwahrscheinlicher hast Du es unter die A-Kandidaten geschafft. Oftmals wird bei dieser Erstselektion die Fachabteilung nicht miteinbezogen. Deshalb ist es wichtig, dass Deine Bewerbungsunterlagen ohne viel Business-Slang oder Fach-Jargon formuliert sind. Ich halte es so, dass ich die Texte in den Dokumenten so leicht verständlich wie nur möglich verfasse. Ich möchte, dass der Leser auch ohne fachlichen Hintergrund versteht, wer ich bin und was ich zu bieten habe.

Du hast es mit Deiner Bewerbung in die A-Kategorie geschafft. Nun werden Deine Unterlagen auf Herz und Nieren geprüft. Für diese formale und inhaltliche Bewertung nehmen sich Recruiter ungefähr 15 Minuten Zeit. Bei der formalen Prüfung werden verschiedene Eigenschaften unter die Lupe genommen und es geht dabei um die Form und Art der Bewerbung. Sind die Unterlagen ordentlich und vollständig? Sind die Angaben aktuell und stimmen sie mit den Arbeitszeugnissen überein? Finden sich Belege für die angegebene Ausbildung? Bei der inhaltlichen Prüfung wird besonders auf die Berufserfahrung, die fachlichen und persönlichen Eigenschaften, die Motivation zum Stellenwechsel und der Mehrwert für das Unternehmen erforscht. Die inhaltliche Prüfung hat für Personaler einen höheren Stellenwert. Sind jedoch viele A-Kandidaten gefunden worden, wird mehr Zeit in die formale Prüfung investiert, als wenn nur wenige Top-Kandidaten vorhanden sind. Du hast es also durch die formale und inhaltliche Prüfung geschafft. Wie geht es nun weiter? In der Vor-Internet-Zeit hättest Du natürlich gleich einen Anruf erhalten, um zum Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden. Aber hey, wir schreiben eine neue Dekade, das Jahr 2020. Die Digitalisierung schreitet wortlos stetig voran. Ganz klar, dass sie auch im Bewerbungsprozess die Karten neu aufmischt. Umso wichtiger ist es, dass Du Dich auf neue Prozesse vorbereitest und Dich darüber informierst, ob und wie neue Technologien im Bewerbungsverfahren genutzt werden. Schliesslich geht es um Deine berufliche Zukunft.

Fest steht, dass Personaler heute auf eine ausgeschriebene Stelle manchmal 300 Bewerbungen erhalten. Darunter befinden sich demnach auch eine grössere Anzahl an A-Kandidaten als in früheren Jahren. Aber 1:1 Job Interviews zu führen bedeutet auch Aufwand seitens des Unternehmens. Um trotzdem aus möglichst vielen Top-Kandidaten auswählen zu können, bietet die Online-Welt dem Recruiting zahlreiche neue Möglichkeiten.

Das Online-Interview per Skype oder Zoom hat längst Einzug in die Bewerber-Selektion gefunden. Daher rate ich Dir, Dich mit diesem Format vor Deinem Bewerbungsprozess vertraut zu machen. Sorge dafür, dass Du Videokonferenz-Erfahrung sammelst. Sprich mit Verwandten oder Freunden, die im Ausland wohnen, regelmässig per Skype. So findest Du heraus, wie Du angenehme Lichtverhältnisse gestalten kannst, wo in Deiner Wohnung der Hintergrund ansprechend aussieht und wie Deine Stimme wirkt. Erspare Dir den Stress, keine Übung zu haben, wenn die Einladung für ein erstes Kennenlernen Deines Wunscharbeitgebers via Laptop-Kamera herein flattert! Auf dem Vormarsch sind auch Video-Interviews, bei denen Du kein Gegenüber hast, welches Dir Fragen stellt, sondern Du sprichst direkt in die Kamera. Es werden Dir vorab (manchmal auch per Video) Fragen geschickt, welche Du dann per Video-Antwort aufzeichnest. Logisch, dass sich das fremd und vielleicht auch unangenehm anfühlt. Unter Umständen hast Du noch nie ein Selfie-Video von Dir selbst gemacht. Aber auch hier gilt: üben, üben, üben. Idealerweise nicht erst damit anfangen, wenn die Aufforderungen bereits gekommen ist.

Was früher nur Führungskräften vorbehalten war, betrifft heute immer mehr Bewerber. Mit webbasierten Eignungstests hoffen die Personaler, die Qualität der Wunschkandidaten nochmals steigern zu können. Keine Sorge, Du kannst bei diesen Tests nichts richtig oder falsch machen. Deine Resultate geben einfach einen tieferen Einblick in Dein fachliches Know-how und Deine Persönlichkeitszüge. Im Kern möchten Personaler durch solche Assessment herausfinden:

Ich kann das grosse Fragezeichen auf Deiner Stirn gerade erkennen. Du hast noch nie von Recruitainment gehört? Macht nichts, diese Form des Eignungstests ist den wenigsten bekannt. Mein Gefühl aber sagt mir, dass sich diese spielerische Art der Personalauswahl durchsetzen wird. Es macht einfach mehr Spass, als trockene Fragen zu beantworten und bietet Recruitern tiefere Einblicke, als in den Bewerbungsunterlagen offenbart werden. Eigenschaften wie Kreativität, Flexibilität und Vorstellungsvermögen werden immer gefragter. Und mit Recruitainment können diese Talente und Stärken optimal geprüft werden. Es handelt sich bei Recruitainment um das zusammengesetzte Wort „Recruiting“ (Personalbeschaffung) und „Entertainment“ und fällt unter die Sparte Gamification, also die Anwendung spielerischer Elemente in einem spielfremden Kontext. Eine Variante sind Computerspiele, die es Dir ermöglichen, den Arbeitsalltag des Berufs oder der Stelle genauer kennenzulernen. Du wirst durch die verschiedenen Bereiche geführt, wo Du entsprechende Aufgaben lösen sollst.

Viele Bewerber befassen sich „nur“ mit ihren Bewerbungsunterlagen und wenig damit, wie sie als Wunschkandidat wahrgenommen werden können. Ich möchte Dich aber dazu aufmuntern, die andere Seite verstehen zu lernen. Also die Abläufe und Prozesse der Personalbeschaffung. Wenn Du weisst, auf was geachtet wird, wie bewertet wird, dann hast Du einen klaren Vorteil gegenüber Deinen Mitbewerbern. Denn Deine Bewerbung schreibst Du nicht für Dich, sondern für den Leser. Dein Ziel sollte es sein, das Leben des Lesers so einfach wie möglich zu machen. Wenn Du verstehst, wie diese Abläufe aussehen, was das HR von Dir als Bewerber benötigt um eine Entscheidung zu treffen, kannst Du auch Einfluss darauf nehmen. Jedes Unternehmen, welches ein Produkt oder eine Dienstleistung verkauft, investiert viele Ressourcen, um herauszufinden, wie die Zielgruppe denkt. Wo sie gerade steht und was sie braucht. Betrachte Dich selbst als Dienstleister und den Personaler als Deine Zielgruppe. Beweise, dass Du in die A-Kategorie gehörst!